Hoe maak ik een nieuwe agenda aan?

Wil je een nieuwe medewerker of extra agenda toevoegen aan iBeauty? Dan maak je eerst de agenda aan. Vervolgens voeg je een teamlid toe, koppel je dit aan de agenda en stel je de behandelingen en planning in.

Stap 1: Een nieuwe agenda aanmaken

Ga naar Instellingen > Agenda. Hier vind je een overzicht van je bestaande agenda's.

1. Klik bovenaan op de groene knop Nieuwe agenda toevoegen.
2. Geef de agenda een naam.
3. Vul eventueel een standaard cabine in.
4. Bepaal hoe de agenda wordt opgedeeld voor boekingen via Reserveren in blokken. Je kan kiezen uit tijdsblokken van 5 minuten tot 2 uur.
5. Vink Online agenda aan als klanten online afspraken in deze agenda mogen boeken.
6. Bepaal of klanten hun afspraken zelf mogen annuleren.
7. Bepaal of klanten hun afspraken zelf mogen verplaatsen.
8. Bewaar de nieuwe agenda.

De agenda is nu aangemaakt, maar om ermee te kunnen werken moet je ook een teamlid toevoegen en koppelen.

Stap 2: Een teamlid toevoegen

Ga naar Team en klik op de groene knop Collega toevoegen.

Vul vervolgens de gegevens van je collega in:

• Naam
• E-mailadres indien gewenst
• Vink aan of de collega een e-mail mag ontvangen bij een boeking
• Agenda
• Foto
• Kleur

Belangrijk: koppel het teamlid hier aan de agenda die je in de vorige stap hebt aangemaakt.

De gekozen kleur wordt gebruikt om de medewerker herkenbaar weer te geven binnen iBeauty.

Stap 3: Behandelingen instellen

Nadat je het teamlid hebt toegevoegd, bepaal je welke behandelingen bij deze collega geboekt mogen worden.

1. Ga naar Team.
2. Zoek het betreffende teamlid.
3. Klik op het potloodicoontje.
4. Geef aan welke behandelingen deze collega wel of niet uitvoert.
5. Bewaar je wijzigingen.

Zo voorkom je bijvoorbeeld dat klanten online een behandeling bij een medewerker boeken die deze behandeling niet uitvoert.

Stap 4: Planning instellen

Vergeet ten slotte niet om de planning van het nieuwe teamlid in te stellen.

1. Ga naar Team.
2. Klik bij het teamlid op het kalendericoontje.
3. Kies het gewenste jaar.
4. Koppel de juiste werkschema's aan de weken waarin de collega werkt.
5. Klik onderaan op Bewaren.

De werkschema's bepalen op welke dagen en uren de medewerker beschikbaar is. Deze uren worden ook gebruikt om te bepalen wanneer klanten online een afspraak kunnen boeken.

Belangrijk: Alleen een agenda aanmaken is dus niet voldoende. Vergeet niet om ook het teamlid te koppelen, de behandelingen te selecteren en de planning in te stellen. Zo is de nieuwe agenda volledig klaar voor gebruik.