Hoe maak en gebruik ik een infofiche?

Met infofiches kan je extra informatie over je klanten gestructureerd bewaren in iBeauty.

Je bepaalt zelf welke vragen op een infofiche staan. Zo kan je verschillende fiches maken naargelang je behandelingen of de informatie die je nodig hebt.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Een intakefiche.
• Een gelaatsfiche.
• Een pedicurefiche.
• Een huidanalyse.
• Een fiche met specifieke vragen voor een bepaalde behandeling.

Eenmaal aangemaakt kan je een infofiche aan klanten koppelen, zelf invullen of door de klant laten invullen.

Een nieuwe infofiche maken

1. Ga naar Assortiment → Infofiches.
2. Klik op Infofiche toevoegen.
3. Geef de infofiche een duidelijke titel.
4. Voeg eventueel een beschrijving toe.
5. Klik op Infofiche toevoegen om de fiche aan te maken.

De nieuwe infofiche verschijnt vervolgens in je overzicht.

Je kan meerdere infofiches maken, bijvoorbeeld één per type behandeling of toepassing.

Vragen aan een infofiche toevoegen

Nadat je de infofiche hebt aangemaakt, bepaal je welke informatie je wilt verzamelen.

1. Ga naar Assortiment → Infofiches.
2. Klik bij de gewenste infofiche op het bewerken-icoon.
3. Klik op Vraag toevoegen.
4. Vul de gewenste vraag in.
5. Klik opnieuw op Vraag toevoegen om de vraag aan de fiche toe te voegen.
6. Herhaal dit voor alle vragen die je op de infofiche wilt plaatsen.

Voor iedere vraag wordt bij het invullen van de infofiche een veld voorzien waarin de informatie voor de klant kan worden ingevuld.

Tip: maak je vragen duidelijk en specifiek. Zo wordt de informatie later gemakkelijker terug te vinden en te interpreteren.

Hoe koppel ik een infofiche aan een klant?

Heb je een infofiche aangemaakt? Dan kan je deze aan een klant koppelen.

1. Open de gewenste klantenfiche.
2. Ga naar het tabblad Infofiches.
3. Klik op Infofiche toevoegen.
4. Selecteer de gewenste infofiche.
5. Klik op Infofiche toevoegen.

Je kan meerdere infofiches aan dezelfde klant koppelen. Zo kan een klant bijvoorbeeld zowel een intakefiche als een aparte gelaats- of pedicurefiche hebben.

Een infofiche zelf invullen

Wanneer je een infofiche aan een klant toevoegt, kan je de verschillende vragen zelf invullen.

Vul de relevante informatie in en bewaar de infofiche. De informatie blijft gekoppeld aan de klant en kan later opnieuw worden geraadpleegd of aangepast.

Zo kan je bijvoorbeeld tijdens een intakegesprek samen met de klant de fiche overlopen en de antwoorden rechtstreeks in iBeauty noteren.

De infofiche door de klant laten invullen

Je kan de infofiche ook door de klant zelf laten invullen.

1. Open de klantenfiche en ga naar Infofiches.
2. Open de gewenste infofiche via het slotje.
3. Klik vervolgens op het envelop-icoontje.
4. De klant ontvangt een e-mail met de melding dat er een infofiche klaarstaat.
5. Via deze e-mail kan de klant de infofiche openen en zelf invullen.

De ingevulde informatie wordt vervolgens bij de klant in iBeauty bewaard.

Tip: dit is bijzonder handig voor een intakefiche. Stuur de fiche vóór de afspraak naar de klant, zodat deze thuis al kan worden ingevuld. Bij de start van de behandeling beschik je dan meteen over de nodige informatie.

Een bestaande infofiche raadplegen of aanpassen

Open de klantenfiche → Infofiches om de reeds toegevoegde infofiches van een klant te bekijken.

Van hieruit kan je:

• Op de naam van de infofiche klikken om de inhoud te bekijken.
• Via het bewerken-icoon de ingevulde informatie aanpassen.
• Via het PDF-icoon een PDF van de infofiche maken, bijvoorbeeld wanneer je deze wilt bewaren of afdrukken.
• Via het slotje de fiche beschikbaar maken om door de klant te laten invullen.
• Via het envelop-icoontje de klant een e-mail sturen om de fiche in te vullen.

Waarom werken met infofiches?

Door infofiches rechtstreeks in iBeauty te bewaren, blijft belangrijke informatie over je klant centraal beschikbaar.

Je kan de informatie gemakkelijk opnieuw raadplegen bij een volgend bezoek en hoeft geen afzonderlijke papieren fiches bij te houden.

Bovendien kan je de klant de fiche vooraf thuis laten invullen. Dat bespaart tijd tijdens de afspraak en zorgt ervoor dat je belangrijke informatie al beschikbaar hebt voordat je met de behandeling begint.

Tip: maak verschillende infofiches per toepassing in plaats van één zeer uitgebreide fiche. Zo kan je per klant alleen de fiches toevoegen die daadwerkelijk relevant zijn.