Online reservatie instellingen

Via Instellingen → Online reservatie bepaal je hoe jouw online reservatiepagina eruitziet en op welke manier klanten online een afspraak kunnen maken.

Hieronder leggen we de verschillende instellingen uit.

Kleur topbehandelingen

Bepaal de kleur waarin je topbehandelingen op de online reservatiepagina worden weergegeven.

Kies bij voorkeur een kleur die aansluit bij de huisstijl van je salon en voldoende opvalt tegenover de rest van de pagina.

Achtergrondfoto online reservaties

Je kan zelf een achtergrondfoto voor je online reservatiepagina instellen.

Gebruik bijvoorbeeld een mooie foto van je salon of een afbeelding die aansluit bij je huisstijl.

Tip: gebruik een grote afbeelding van goede kwaliteit. De achtergrondfoto wordt over een groot deel van het scherm weergegeven.

Hoe ver op voorhand kunnen klanten reserveren?

Bij Online reserveren bepaal je hoe ver in de toekomst klanten een afspraak kunnen maken.

Je kan bijvoorbeeld instellen dat klanten maximaal 3 maanden op voorhand kunnen reserveren.

Kies een periode die past bij de manier waarop je jouw agenda beheert.

Vanaf wanneer kunnen klanten reserveren?

Met Mogelijk vanaf bepaal je hoe kort voor het gewenste tijdstip een klant nog online mag reserveren.

Wil je dat klanten dezelfde dag nog kunnen boeken? Kies dan het gewenste aantal uren.

Wil je liever vermijden dat klanten op het laatste moment online een afspraak maken? Dan kan je bijvoorbeeld 1 of 2 dagen vooraf instellen.

Algemene voorwaarden

Heb je algemene voorwaarden op je website staan? Dan kan je de link naar je algemene voorwaarden toevoegen.

De klant krijgt tijdens het online reserveren de mogelijkheid om deze voorwaarden te bekijken en moet ermee akkoord gaan voordat de reservatie kan worden voltooid.

Privacybeleid

Je kan ook de link naar je privacybeleid toevoegen.

Wanneer je dit instelt, moet de klant tijdens het reserveren bevestigen dat hij of zij het privacybeleid aanvaardt.

Enkel klanten met een actief abonnement kunnen afspraken boeken

Werk je met abonnementen en wil je online reservaties uitsluitend beschikbaar maken voor klanten met een actief abonnement? Activeer dan deze instelling.

Alleen klanten die op dat moment een actief abonnement hebben, kunnen dan online een afspraak boeken.

Dit is bijvoorbeeld handig wanneer bepaalde behandelingen of reservatiemogelijkheden exclusief voor abonnementsklanten bedoeld zijn.

Voorschot enkel toepassen voor nieuwe klanten

Met deze instelling kan je bepalen dat enkel nieuwe klanten online een voorschot moeten betalen bij het boeken.

Bestaande klanten kunnen dan online reserveren zonder vooraf te betalen.

Wil je dat een bepaalde bestaande klant toch altijd vooraf moet betalen? Dan kan je dit afzonderlijk instellen via de klantenfiche van die klant.

Zo kan je bijvoorbeeld na een no-show of laattijdige annulatie beslissen dat een specifieke klant voortaan steeds vooraf moet betalen.

E-mail opvragen bij start

Activeer E-mail opvragen bij start wanneer je het e-mailadres van de klant wilt opvragen voordat de klant verdergaat met reserveren.

De klant vult eerst het e-mailadres in en ontvangt vervolgens een e-mail met een link om de online reservatie verder te zetten.

Staat deze optie niet aan? Dan kan de klant onmiddellijk beginnen met reserveren.

Bevestiging e-mail noodzakelijk

Met Bevestiging e-mail noodzakelijk kan je verplichten dat de klant zijn of haar e-mailadres bevestigt.

Afhankelijk van je andere instellingen gebeurt dit aan het begin of op het einde van de online reservatie.

Enkel actieve klanten toelaten

Je kan ervoor kiezen om enkel bestaande, actieve klanten online te laten reserveren.

Nieuwe klanten kunnen dan geen online afspraak maken.

Het is daarnaast mogelijk om via de klantenfiche een individuele klant te blokkeren voor online reservaties.

Einduur en duur verbergen

Wil je niet tonen hoe lang een behandeling duurt of wanneer de afspraak precies eindigt?

Activeer dan Einduur en duur bij online reservaties verbergen.

De klant ziet deze informatie vervolgens niet tijdens het online reserveren.

Enkel aansluitend boeken

Met Enkel aansluitend boeken kan je vrije ruimtes tussen afspraken beperken.

Klanten kunnen dan alleen een afspraak maken aan het begin van de werkdag of aansluitend op een bestaande afspraak.

Hierdoor kan je jouw agenda compacter laten vollopen en vermijd je gemakkelijker kleine, moeilijk opvulbare gaten tussen afspraken.

Let op: Enkel aansluitend boeken kan niet gecombineerd worden met een agenda waarbij klanten in blokken reserveren.

Prijzen tonen

Met Toon prijzen bij online reservatie bepaal je of klanten de prijzen van behandelingen te zien krijgen.

Wanneer je deze optie activeert, worden de prijzen die je bij je behandelingen hebt ingesteld weergegeven tijdens het reserveren.

Kiest de klant meerdere behandelingen, dan wordt ook het totaalbedrag weergegeven.

Prijzen van opties tonen

Met Toon optie prijzen bepaal je of de prijzen van bijkomende opties zichtbaar zijn tijdens het online reserveren.

Activeer deze instelling wanneer je wilt dat klanten onmiddellijk zien welke meerprijs aan een bepaalde optie verbonden is.

E-mail ontvangen bij een nieuwe online reservatie

Wil je zelf een e-mail ontvangen wanneer iemand online een afspraak maakt?

Vul dan bij E-mail ontvangen bij online reservatie naar volgend mailadres het gewenste e-mailadres in.

Bij een nieuwe online reservatie ontvang je vervolgens een melding op dit adres.

Opmerkingenveld online reservaties

Activeer Opmerkingenveld online reservaties wanneer je klanten tijdens het boeken de mogelijkheid wilt geven om zelf een opmerking of vraag toe te voegen.

De ingevulde opmerking wordt ook bij de gemaakte afspraak in iBeauty weergegeven.

Heeft de klant een vraag gesteld? Dan kan je vanuit de afspraak gemakkelijk contact opnemen met de klant, bijvoorbeeld via e-mail.

Naam van het salon tonen

Met Toon naam van het salon bepaal je of de naam van je salon apart op de online reservatiepagina wordt weergegeven.

Staat de naam van je salon al duidelijk in je logo? Dan kan je ervoor kiezen om de salonnaam niet nog eens apart te tonen. Dit kan je reservatiepagina visueel rustiger maken.

Foto's van het team tonen

Activeer Toon foto's van het team wanneer je bij het online reserveren foto's van je medewerkers wilt weergeven.

iBeauty gebruikt hiervoor de foto's die je bij de collega's hebt toegevoegd via Team.

Zo kan een klant gemakkelijker herkennen of kiezen bij welke medewerker hij of zij een afspraak wil maken.

Beschikbare plaatsen tonen bij workshops

Organiseer je workshops? Dan kan je ervoor kiezen om tijdens het online reserveren te tonen hoeveel plaatsen nog beschikbaar zijn.

Klanten zien zo onmiddellijk of er nog ruimte is om deel te nemen.

Wachtlijst activeren

Met Wachtlijst activeren kan je de wachtlijst beschikbaar maken voor online reservaties.

Wanneer een klant geen geschikt beschikbaar moment vindt, kan de wachtlijst gebruikt worden om interesse in een ander moment aan te geven.

Zo kan je vrijgekomen plaatsen gemakkelijker opnieuw invullen.

Controle op cabine of toestel

Sommige behandelingen hebben naast een medewerker ook een specifieke cabine of een toestel nodig.

Activeer de controle wanneer iBeauty hiermee rekening moet houden bij het bepalen van de beschikbare momenten.

Zo vermijd je bijvoorbeeld dat twee klanten op hetzelfde moment een behandeling boeken waarvoor maar één toestel of één cabine beschikbaar is.

Tip: gebruik deze controle wanneer een gedeelde cabine of toestel bepalend is voor hoeveel behandelingen je gelijktijdig kan uitvoeren.

Verplichte klantgegevens

Je kan bepalen welke gegevens een klant verplicht moet invullen om online te kunnen reserveren.

Vink hiervoor de gewenste velden aan.

Denk bijvoorbeeld aan:

Voornaam en naam.
E-mailadres.
Gsm-nummer.
Adresgegevens.

De klant kan de reservatie pas voltooien wanneer alle verplichte gegevens zijn ingevuld.

Geavanceerde instellingen voor je website

Onderaan de instellingen voor online reservaties vind je nog enkele technische mogelijkheden. Deze zijn vooral interessant wanneer je de online reservatie wilt koppelen aan je website of bezoekers en reservaties wilt meten.

Google Tag Manager (script)

Gebruik je Google Tag Manager om bezoekers en acties op je online reservatiepagina te meten? Dan kan je hier het bijbehorende script toevoegen.

Hiermee kan je bijvoorbeeld metingen voor Google Analytics of andere marketingtools via Google Tag Manager activeren.

Weet je niet welke code je hier moet plaatsen? Vraag dit dan aan je webdesigner of online marketingpartner.

Google Tag Manager (noscript)

Bij een Google Tag Manager-installatie hoort naast het gewone script ook een noscript-code.

Deze kan je toevoegen bij Google Tag Manager (noscript).

Let op: kopieer de codes exact zoals je ze vanuit Google Tag Manager ontvangt. Pas de code niet zelf aan als je hier niet vertrouwd mee bent.

Zwevende online reservatieknop

Wil je op je website een knop plaatsen waarmee bezoekers op elk moment een afspraak kunnen maken? Onderaan vind je ook de persoonlijke code voor de online reservatieknop (floating button).

Deze knop blijft zichtbaar op je website en geeft bezoekers rechtstreeks toegang tot je online reservatie.

Kopieer de volledige code die iBeauty voor je weergeeft.
Voeg deze toe aan je website of bezorg de code aan je webdesigner.
Test de knop nadat deze op je website werd geplaatst.

In de code kunnen onder andere de tekst, kleuren en positie van de knop worden ingesteld.

Wil je hierover meer uitleg? Bekijk dan het aparte artikel Hoe plaats ik een zwevende reservatieknop op mijn website?

Instellingen bewaren

Heb je de gewenste instellingen aangepast? Klik dan onderaan op Opslaan.

Tip: open daarna je eigen online reservatiepagina via het wereldbolletje bovenaan iBeauty en doorloop zelf een testreservatie. Zo controleer je meteen hoe je instellingen voor je klanten worden weergegeven en of het volledige boekingsproces werkt zoals je verwacht.