Wat betekenen de icoontjes bij een afspraak?

In het afsprakenblok in je agenda kan iBeauty verschillende icoontjes tonen. Hiermee zie je in één oogopslag belangrijke informatie over de klant, de afspraak en de communicatie rond de afspraak.

Zo merk je bijvoorbeeld snel wanneer contactgegevens ontbreken, of een bevestiging of herinnering werd verstuurd, of je een nieuwe klant mag verwachten en of een afspraak gekoppeld is aan een abonnement.

Icoontjes met informatie over de klant

Rood @-teken

Er is geen e-mailadres ingevuld voor deze klant.

Hierdoor kan de klant geen communicatie via e-mail ontvangen, zoals afspraakbevestigingen, herinneringen of nieuwsbrieven.

Zie je dit icoontje? Vraag dan eventueel het e-mailadres van de klant en vul de klantenfiche aan.

Rood !-teken

De klant heeft aangegeven geen herinneringen te willen ontvangen.

Deze instelling vind je terug in de klantenfiche. Staat het vinkje voor het ontvangen van herinneringen uit, dan verstuurt iBeauty geen herinneringen naar deze klant, ook wanneer er een e-mailadres gekend is.

Rood telefoon-icoon

Er is geen gsm-nummer of vast telefoonnummer gekend voor deze klant.

Zodra minstens één telefoonnummer in de klantenfiche is ingevuld, verdwijnt dit icoontje.

Grijs sterretje

Dit is de eerste afspraak van deze klant.

Zo zie je onmiddellijk in je agenda dat je een nieuwe klant mag verwelkomen en kan je hier indien nodig rekening mee houden.

Icoontjes met informatie over de afspraak

Twee pijltjes in een cirkel – abonnement

Zie je het icoontje met twee pijltjes die in tegengestelde richting een cirkel vormen? Dan is deze afspraak gekoppeld aan een abonnement van de klant.

Bij de afspraak zie je ook het aantal beurten van het abonnement.

Wanneer de afspraak wordt afgewerkt, wordt er een beurt van het gekoppelde abonnement in mindering gebracht.

Zo zie je rechtstreeks vanuit je agenda dat je voor deze behandeling niet gewoon een losse behandeling moet afrekenen, maar dat er een abonnement aan gekoppeld is.

Icoontjes voor bevestigingen en herinneringen

Bevestigingsmail

Het envelop-icoontje geeft informatie over de bevestigingsmail van de afspraak.

• Grijze envelop: de bevestigingsmail werd verstuurd.
• Groene envelop: de klant heeft de bevestigingsmail geopend.

Zo kan je rechtstreeks vanuit je agenda controleren of de bevestiging werd verstuurd en door de klant werd bekeken.

Herinneringsmail

Ook voor de herinneringsmail verschijnt een icoontje bij de afspraak.

• Grijs herinneringsicoontje: de herinnering werd verstuurd.
• Groen herinneringsicoontje: de klant heeft de herinneringsmail geopend.

Afhankelijk van je instellingen wordt de herinnering 24 of 48 uur voor de afspraak verstuurd.

Let op: zorg ervoor dat de tekst van je herinneringsmail overeenkomt met het gekozen tijdstip. Verstuur je de herinnering 48 uur vooraf, gebruik dan bijvoorbeeld niet de tekst ‘Je hebt morgen een afspraak’.

Waarom zijn deze icoontjes handig?

Met de icoontjes zie je snel of je klantgegevens volledig zijn, welke communicatie werd verstuurd en of er bijzonderheden zijn bij de afspraak.

Zie je een rood icoontje? Gebruik het contact met de klant dan om ontbrekende gegevens meteen aan te vullen. Zo blijft je klantenbestand up-to-date en kan belangrijke communicatie correct worden verstuurd.

Tip: klik op een afspraak wanneer je meer details wilt bekijken over de afspraak, het abonnement of de verzonden bevestigingen en herinneringen.