Hoe maak ik een nieuwe afspraak?

Een nieuwe afspraak toevoegen is één van de meest gebruikte acties in iBeauty. Je kan een afspraak op verschillende manieren aanmaken.

Een afspraak toevoegen via de agenda

De snelste manier is rechtstreeks vanuit je agenda:

1. Open de juiste agenda.
2. Ga naar de gewenste dag en het gewenste tijdstip.
3. Dubbelklik op het tijdstip waarop je de afspraak wilt maken.
4. Vul de gegevens van de afspraak in.
5. Klik op Voeg deze afspraak toe.

De afspraak verschijnt onmiddellijk in je agenda.

Let op: maak je een afspraak buiten de ingestelde werkuren, dan geeft iBeauty hiervan een melding. Je kan ervoor kiezen om de afspraak toch toe te voegen.

Een afspraak toevoegen via het + icoon

Je kan ook het + icoon gebruiken om een nieuwe afspraak te maken.

1. Klik op het + icoon.
2. Kies Afspraak.
3. Selecteer de juiste agenda, datum en het tijdstip.
4. Vul de overige gegevens van de afspraak in.
5. Klik op Voeg deze afspraak toe.

Een afspraak toevoegen via Afspraak

In de agenda kan je naast een datum ook op Afspraak klikken.

De gekozen datum wordt dan automatisch ingevuld. Selecteer vervolgens het gewenste tijdstip en vul de andere gegevens van de afspraak aan.

Welke gegevens vul je in?

Bij het aanmaken van een afspraak kan je verschillende gegevens instellen.

Klant

Zoek en selecteer de klant waarvoor je de afspraak wilt maken.

Staat de klant nog niet in iBeauty? Dan kan je vanuit de afspraak een nieuwe klant toevoegen.

Andere afspraak

Is de afspraak niet gekoppeld aan een klant? Kies dan Andere afspraak.

Dit kan je bijvoorbeeld gebruiken voor:

• Verlof of een persoonlijke afspraak.
• Een bezoek van een leverancier of vertegenwoordiger.
• Een opleiding of vergadering.
• Een moment dat je wilt blokkeren in je agenda.

Een andere afspraak wordt anders weergegeven in de agenda, zodat je deze gemakkelijk kan onderscheiden van een klantenafspraak.

Agenda, locatie, datum en tijdstip

Controleer de juiste:

• Agenda
• Locatie
• Datum
• Beginuur

Het einduur wordt automatisch berekend op basis van de duurtijd van de gekozen behandeling(en). Indien nodig kan je dit nog aanpassen.

Behandeling of abonnement

Selecteer waarvoor de klant een afspraak maakt. Je kan een behandeling of abonnement toevoegen.

De duurtijd van de afspraak wordt automatisch aangepast aan je selectie.

Opmerking

Voeg indien nodig een opmerking toe aan de afspraak.

Gebruik dit voor informatie die nuttig is bij de afspraak, bijvoorbeeld een specifieke vraag of aandachtspunt van de klant.

Bevestiging en herinnering

Bij het aanmaken van de afspraak kan je bepalen welke communicatie naar de klant wordt verstuurd, zoals een:

• Bevestigingsmail
• Herinneringsmail
• SMS, indien beschikbaar

Controleer hiervoor of de contactgegevens van de klant correct zijn ingevuld.

Afspraak bewaren

Zijn alle gegevens correct? Klik dan op Voeg deze afspraak toe.

Wil je onmiddellijk nog een volgende afspraak voor dezelfde klant inplannen? Kies dan Voeg deze en volgende afspraak toe. De huidige afspraak wordt opgeslagen en je kan meteen de volgende afspraak inplannen.

Tip: werk zoveel mogelijk rechtstreeks vanuit de agenda door op het gewenste tijdstip te dubbelklikken. De juiste datum, het tijdstip en de agenda zijn dan al ingevuld, waardoor je sneller een afspraak kan toevoegen.