Hoe volg ik de bevestigings- en herinneringsmails op?

iBeauty kan automatisch een bevestigingsmail en herinneringsmail naar je klanten sturen. In je agenda kan je opvolgen of deze mails verzonden en gelezen werden.

Zo merk je bijvoorbeeld sneller wanneer een klant een herinnering niet heeft gelezen en kan je indien nodig zelf contact opnemen. Dit kan helpen om het aantal no-shows te beperken.

Bevestigings- en herinneringsmails activeren

Controleer eerst of de automatische mails ingeschakeld zijn.

1. Ga naar Instellingen → Applicatie.
2. Controleer of het verzenden van de bevestigingsmail en herinneringsmail aangevinkt staat.
3. Zorg ervoor dat er een geldig e-mailadres in de klantenfiche staat.

Wanneer je vervolgens een afspraak maakt, kan iBeauty de bijbehorende mails automatisch versturen.

Wanneer worden de mails verstuurd?

De bevestigingsmail wordt verstuurd wanneer de afspraak wordt gemaakt.

Voor de herinneringsmail kan je kiezen wanneer deze naar de klant wordt verstuurd: 24 of 48 uur vóór de afspraak.

Wil je dit aanpassen?

1. Ga naar Instellingen → Agenda.
2. Open het tabblad Agenda instellingen.
3. Kies of de herinneringsmail 24 of 48 uur op voorhand verstuurd moet worden.
4. Bewaar je aanpassingen.

Let op: pas indien nodig ook de tekst van je herinneringsmail aan de gekozen tijdspanne aan. Vermeldt je mail bijvoorbeeld "Je hebt morgen een afspraak" terwijl je de herinnering 48 uur op voorhand verstuurt, dan klopt de boodschap niet meer.

Hoe zie ik de status van de bevestigingsmail?

In het afsprakenblok in je agenda verschijnt een envelopje waarmee je de status van de bevestigingsmail kan opvolgen.

• Grijs envelopje: de bevestigingsmail werd verstuurd.
• Groen envelopje: de klant heeft de bevestigingsmail geopend.
• Rood envelopje: er is een probleem met de mail of deze werd niet gelezen.

Hoe zie ik de status van de herinneringsmail?

Ook de herinneringsmail kan je rechtstreeks vanuit de agenda opvolgen.

Hiervoor verschijnt bij de afspraak een reminder-icoontje.

• Grijs: de herinneringsmail werd verstuurd.
• Groen: de klant heeft de herinneringsmail geopend.

Zo zie je in één oogopslag welke klanten hun herinnering ontvangen en geopend hebben.

Meer informatie over de mails bekijken

Wil je meer details zien? Klik dan op de afspraak in je agenda.

In de pop-up met de afspraakgegevens vind je extra informatie over de verzonden bevestigings- en herinneringsmails.

Dit kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer een klant aangeeft geen mail ontvangen te hebben.

Overzicht van de reminders bekijken

Je hoeft niet iedere afspraak afzonderlijk te controleren.

Klik bovenaan rechts op Reminders. Hier krijg je een overzicht van de status van de herinneringen voor vandaag en morgen.

Zo kan je snel controleren welke klanten hun mails ontvangen en geopend hebben en waar eventueel extra opvolging nodig is.

Tip: heeft een klant regelmatig problemen met het ontvangen van mails? Controleer dan eerst of het e-mailadres in de klantenfiche correct is en vraag de klant ook om de map met ongewenste e-mail of spam te controleren.