Checklist: is alles klaar om online reservaties te activeren?

Je hebt besloten om je klanten zelf hun afspraken online te laten boeken. Minder telefoontjes en minder berichten via e-mail, sms, WhatsApp of Messenger. Zo hou je meer tijd over voor je klanten én voor jezelf.

Voor je online reservaties activeert, raden we aan om onderstaande punten even te controleren. Zo voorkom je dat klanten verkeerde behandelingen, tijdstippen of medewerkers kunnen boeken.

1. Controleer je prijslijst

Ga naar Assortiment → Behandelingen en controleer je volledige prijslijst.

Kijk zeker het volgende na:

Staan alle behandelingen in je prijslijst?
Klopt de prijs van iedere behandeling? Zo vermijd je achteraf discussies over de prijs.
Klopt de tijdsduur? Dit is belangrijk voor je planning. Een behandeling met een duurtijd van 0 minuten kan niet online geboekt worden.
Zijn de juiste behandelingen beschikbaar voor online boekingen? Behandelingen die je niet online wilt aanbieden, moeten uitgeschakeld zijn voor online reservaties. Je kan dit herkennen aan het wereldbolicoontje naast de behandeling.

2. Controleer welke behandelingen bij welk teamlid geboekt mogen worden

Niet iedere collega hoeft iedere behandeling uit te voeren. Je kan daarom per teamlid bepalen welke behandelingen bij hem of haar geboekt mogen worden.

Ga naar Team en klik bij het gewenste teamlid op het potloodje.

Onderaan vind je twee kolommen met behandelingen. Hier bepaal je welke behandelingen bij dit teamlid wel of niet geboekt mogen worden.

Klik op een behandeling om deze van de ene naar de andere kolom te verplaatsen.

Dit is bijvoorbeeld handig wanneer je werkt met stagiairs of wanneer bepaalde collega's gespecialiseerd zijn in specifieke behandelingen.

3. Controleer wanneer ieder teamlid beschikbaar is

Vervolgens bepaal je wanneer klanten bij ieder teamlid een afspraak mogen boeken.

Ga hiervoor naar Instellingen → Werkschema's.

Een werkschema bepaalt op welke dagen en uren er gewerkt wordt. Je kan verschillende werkschema's aanmaken wanneer collega's andere werkuren hebben.

Zo kan je bijvoorbeeld een werkschema hebben voor Sofie, die van maandag tot vrijdag van 9u tot 18u werkt, en een ander werkschema voor An, die enkel in de voormiddag werkt en op woensdag niet aanwezig is.

Nadat je de werkschema's hebt aangemaakt, ga je naar Team. Via het planningicoontje bij een teamlid bepaal je per week welk werkschema van toepassing is.

Controleer dus voor ieder teamlid of de planning voor de komende weken correct is ingesteld.

4. Controleer je algemene instellingen voor online reservaties

Ga ten slotte naar Instellingen → Online reservatie.

Hier bepaal je hoe klanten online afspraken kunnen maken. Controleer onder andere:

Hoe ver op voorhand klanten kunnen boeken.
Tot hoe kort voor de afspraak ze nog kunnen reserveren.
Of klanten hun e-mailadres moeten bevestigen.
Of alleen bestaande klanten online mogen boeken.
Of prijzen zichtbaar zijn.
Of klanten alleen aansluitend mogen boeken.
Welke klantgegevens verplicht ingevuld moeten worden.
Of je algemene voorwaarden en privacybeleid correct gekoppeld zijn.

Klaar om online te gaan?

Heb je je behandelingen, je team, de werkschema's en de algemene instellingen gecontroleerd? Dan ben je klaar om je online reservaties te activeren.

Tip: probeer je online reservatiepagina eerst zelf even uit. De link naar je online reservatiepagina vind je terug via Instellingen → Online reservatie. Je kan de pagina ook rechtstreeks openen door bovenaan in iBeauty op het wereldbolletje te klikken.

Door zelf even een testboeking te doorlopen, zie je meteen hoe je klanten de online reservatie ervaren en kan je controleren of alles correct ingesteld staat.

Vanaf nu kunnen klanten zelf een geschikt moment zoeken en hun afspraak online vastleggen, zonder dat jij hiervoor telkens telefoon- of berichtverkeer moet afhandelen.